1、会前筹划

确定会议主题→确定议事日程→确定参会人选

会前通知：通知参会人员

方式：电话通知或书面通知

内容：时间、地点、参加人员范围、会议内容、会期、报到地点、要求（笔记等）

注意：通知后需落实有关负责人是否收到，并及时记录

2、确定后参会人

统计制作参会人员名单，包括参会人员所属区域、姓名、性别、职务，并后按照其职务统计分类；

统计交通路线，到达时间，飞机或火车，安排接送，详细写清楚参会人员所属区域、姓名、性别、职务、电话；

联系酒店：联系房间

预定房间（数量、类型、时间、价格）

3、联系会议室

会议厅（容量、时间、设备、价格）

4、餐饮安排

是否需要在会议时准备茶点，是否需要在会后安排一个宴会，是否需要提供饮用水，正餐有多少人安排多少桌

5、会议准备材料：

（1）领导讲话稿；

（2）发放资料：会议日程安排表、铅笔和纸、讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）、其他文件、房卡等；

（3）会议设备：电脑、投影仪、激光笔、话筒、录音录像设备；

6、场地布置：

会议横幅

主席台的安排：谁？几个人？怎样安排？是否需要铭牌？位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否够用？怎样安排？是多个分店（部门）的来的，除主管和中层外，其他要分区坐（座），一个团队一个区域。

灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员，会场都要作好安排！（设备准备2套以上）

如果发放奖品：要提前准备好，先发的放在上面，后发的放在下面（但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放）。准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式？穿戴是否整齐、符合要求？会前是否进行过演练？

非常重要的会议，请速记员。

国际性会议，准备同音翻译。

7、支出预算：文件资料、路费、房间、餐饮、会议场地租借、相关设备及现场布置都需要花钱，大概多少费用也要在方案结尾概算一下。

8、部门分工