每到年末，各个企业都会召开年终总结大会，对公司过去一年所取得的成绩进行回顾，对存在的问题进行梳理，对公司的未来进行展望。年会本质上是企业内部的自我剖析会议，具备一定私密性和封闭性，但由于年会自带的话题属性，导致年会的“公关”效果逐渐开始形成，哪家企业年会办的好，哪家企业请到了明星前来表演，哪家企业在年会上给员工发了xx大奖等等，都会在行业内外以谈资的形式进行传播，都在对企业的形象输出形成影响。
会议策划不是简单的PPT的堆砌，而必须是根据会议的目的借助一定的科学方法和艺术，为决策、计划而构思、会议策划设计、制作策划方案以达到终的会议效果，好的会议策划，一定是对具体的执行方案有深入的思考，具有可行性；一定是在某些方面有突破，有新意、有创意才行。
各种视听器材
现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。
资料、样品
如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。