编写宣传材料和新闻通讯材料;列出庆典主题、背景、活动内容等相关材料，将材料装在特制的包装袋内发给来宾。对记者，还应在其材料中添加较详细的资料，以方便记者写作新闻稿件。
庆典活动的接待工作;设置接待室。对所有来宾，都应热情接待，耐心服务;对重要来宾，要由组织领导亲自接待;他们的签到、留言、食、宿均应由专人负责。
想要举办一场成功的庆典活动，把每一个环节都做好，现在企业举办庆典活动，多半是以营销为目的，所以宣传是很重要的；选择这个庆典的主题，根据主题布置庆典的场地，记住：主题一定要有新意、创新、吸引力等;庆典的时间，尽量选择周末或者节假日，这样无形中会增加人流量，现场的规模会直接影响庆典的氛围。
时间的选择，具有非常重大的作用。风口上，猪都会飞起来。可见时机的对活动策划的作用的意义。
企业活动庆典可根据市场推广时机与活动庆典结合起来，如产品上市、产品促销、论坛峰会、新闻发布会等，层层递进、环环相扣。
庆典背景：对于这部分的内容是应根据策划方案的特点在以下的项目中选取内容重点去阐述具体的项目：基本情况的简介、主要的执行对象、近期的状况、组织的部门、庆典开展的原因、社会的影响、以及相关目的动机这些内容。