文件分配表
为了管理文件存储，硬盘分区完毕后，接下来的工作是格式化分区。格式化程序根据分区大小，合理的将分区划分为目录文件分配区和数据区，就像我们看得小说，前几页为章节目录，后面才是真正的内容。文件分配表内记录着每一个文件的属性、大小、在数据区的位置。我们对所有文件的操作，都是根据文件分配表来进行的。文件分配表遭到破坏以后，系统无法定位到文件，虽然每个文件的真实内容还存放在数据区，系统仍然会认为文件已经不存在。我们的数据丢失了，就像一本小说的目录被撕掉一样。要想直接去想要的章节，已经不可能了，要想得到想要的内容（恢复数据），只能凭记忆知道具体内容的大约页数，或每页（扇区）寻找你要的内容。我们的数据还可以恢复回来。
提防用户错误
虽然我们不愿意承认，但是很多时候是因为我们自己的问题而导致数据丢失。可以考虑利用文字处理器中的保障措施，例如版本特征功能和跟踪变化。用户数据丢失的常见的情况就是当他们在编辑文件的时候，意外地删除掉某些部分，那么在文件保存后，被删除的部分就丢失了，除非你启用了保存文件变化的功能。如果你觉得那些功能很麻烦，那么我建议你在开始编辑文件之前将文件另存为不同名称的文件，这个办法不像其他办法一样组织化，不过这确实是一个好办法，也能够解决数据丢失的问题。
硬件故障数据恢复
硬件故障占所有数据意外故障一半以上，常有雷击、高压、高温等造成的电路故障，高温、振动碰撞等造成的机械故障，高温、振动碰撞、存储介质老化造成的物理坏磁道扇区故障，当然还有意外丢失损坏的固件BIOS信息等。
硬件故障的数据恢复当然是先诊断，对症下药，先修复相应的硬件故障，然后根据修复其他软故障，终将数据成功恢复。
电路故障需要我们有电路基础,需要更加深入了解硬盘详细工作原理流程。机械磁头故障需要100级以上的工作台或工作间来进行诊断修复工作。另外还需要一些软硬件维修工具配合来修复固件区等故障类型。
数据恢复软件包含逻辑层恢复和物理层恢复功能，逻辑层恢复通常是指误删除、误克隆、误格式化、分区丢失、病毒感染等情况，物理层恢复是指由于硬件物理损伤引起的丢失数据恢复，如：电机卡死、盘片物理坏道、硬盘电脑不识别、磁头移位等。