IP-P-12知识产权内部审核程序

1 目的

对各部门执行本公司知识产权管理体系文件的情况进行检查和督促，以保证本公司的知识产权管理体系能够得到有效实施和保持。

2 范围

适用于审核本公司的知识产权管理体系。

3 定义

无

4 相关文件

《知识产权管理评审程序》

5 职责

5.1 管理者代表负责委派内审组长、审核内审计划及内审报告。

5.2 内审组长负责编制内部审核计划、组织开展内部审核工作、编制内部审核总结报告。

5.3 内审员负责编制内部审核检查表、现场审核及不符合项报告、验证纠正/预防措施的有效性。

5.4 研发部负责登记纠正/预防措施。

6 内容

6.1 内部审核的频次、依据

6.1.1 一般情况下，内部审核对公司知识产权管理体系所涉及的各部门、各要素每年至少覆盖1次。

6.1.2 出现以下情况时管理者代表可临时安排对某个要素进行有针对性的审核：

6.1.2.1 组织机构、知识产权管理体系发生重大变化；

6.1.2.2 出现重大知识产权事故；

6.1.2.3 法律、法规及其他外部要求的变更。

6.1.3 内部审核依据主要为GB/T 29490-2013《企业知识产权管理规范》、法律法规的要求、知识产权手册、程序文件及相关指导文件等。

6.2 内部审核排程

6.2.1 在内部审核之前，管理者代表根据拟审核部门及内容指定内审组长，由内审组长负责本次内部审核的具体组织工作。

6.2.2 内审组长选派熟悉知相关工作的人员担任内审员，并应根据计划适当地分工。分工时应注意范围的考量，内审员不可审核本部门工作。

6.2.3 内审组负责编制《知识产权内部审核计划》，提交管理者代表审批后发放至各内审员及各相关部门。

6.2.4 内审员根据《知识产权内部审核计划》的要求编制《内部审核检查表》，并提交内审组长审核。

6.2.5 各相关部门接到《知识产权内部审核计划》后应准备与本部门工作有关的评审所需资料。

6.3 内部审核实施

6.3.1 内审组长组织召开首次会议。首次会议参加人员包括：管理者代表、内审员、各受审核部门负责人。会议内容：说明本次审核的目的、审核依据、审核范围、审核内容及审核安排。

6.3.2 各部门须指派可担当者或有能力者陪同审核员担任陪审人员, 协助提供相关之佐证。

6.3.3 现场审核时，审核员依据GB/T 29490-2013《企业知识产权管理规范》、知识产权手册及本公司其他知识产权体系文件，以《知识产权内部审核检查表》为工作指引，内审员必须核对各部门执行文件的记录，以查证各部门执行体系文件的符合性、有效性。当发现不符合事项时，内审员应与陪审人员确认不符合事项，并记录事实证据。

内审员依据如下判断方法对不合格项分类：

分类方式

不合格类别

判断依据

性质类型

文件性不合格

知识产权体系文件的内容与标准不符

实施性不合格

未按体系文件、标准执行

效果性不合格

实施后未达到要求

严重程度

严重不符合

系统性失效

区域性失效

后果严重

有证据足以怀疑

一般不合格

孤立的人为错误

偶尔违反但不严重

不影响全体系，易纠正

观察建议项

证据不足，但估计违反，待查

特别轻微的不合格项

不符合隐含要求，以待观察

6.3.4 审核结束后，内审组长组织召开末次会议。末次会议参加人员包括：管理者代表、内审员、受审部门负责人及陪审人员。会议内容：内审员将审核结果及所发现的不符合事项做出报告、各受审部门对不符合事项做出解释和澄清。若对审核结果有争议，由管理者代表终裁决。

6.3.5 末次会议上确认的不符合事项，内审小组应开立《知识产权不符合项报告》，交责任部门限期整改。

6.3.6 内审组长综合内审结果，编写《知识产权内部审核报告》，提交管理者代表审核、总经理批准。

6.4 纠正/预防措施

6.4.1 责任部门接到《知识产权不符合项报告》后，应针对不符合项制订纠正/预防措施及措施实施的责任人、完成日期。措施完成日期到时，内审员验证其完成情况，并评审措施的有效性。

6.5 《知识产权内部审核报告》、纠正/预防措施实施情况及有效性须提报管理评审。管理评审按《知识产权管理评审程序》进行。

7 相关记录

序号

记录名称

记录编号

保存期限

归口部门

1

知识产权内部审核计划

IP-920-01

5年

研发部

2

知识产权内部审核检查表

IP-920-02

5年

研发部

3

知识产权不符合项报告

IP-920-03

5年

研发部

4

知识产权内部审核报告

IP-920-04

5年

研发部